PDF/A pourquoi et comment ?
Table des matières
Quelle est la différence entre PDF et PDF/A
Qu’est ce que PDF/A permet et ne permet pas
Les fichiers PDF/A doivent inclure :
Les fichiers PDF/A ne doivent pas inclure
Quels sont les besoins pour une préservation à long terme
Qu’elles sont les considérations sur les Fonts spécifiques
Quand PDF/A devrait être utilisé
Combien de niveaux de conformité avec PDF/A existe-t-il
Est-ce que PDF/A supporte les signatures numériques
Quelques éditeurs actuels supportant PDF/A
Ou trouver la référence du format PDF/A
Qu’est ce que PDF/A
ISO 19005-1, Gestion de documents - Format de fichier des documents électroniques pour la préservation à long terme - Partie 1: Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) est le premier d’une nouvelle famille de normes ISO applicables à la nécessité croissante de maintenir l’information dans l’archivage des documents électroniques sur des périodes de temps.
Pourquoi PDF/A
Certaine fonctionnalité riche du format PDF peuvent créer des difficultés dans la préservation de l’information à long terme, et certaines fonctionnalités utiles du format PDF sont incompatibles avec les exigences de la préservation à long terme.
Par exemple, les documents PDF ne contiennent pas nécessairement en leur sein, les polices du système et d’autres contenus comme des images et des vidéos qui peuvent êtres stockés à l’extérieur du fichier d’origine.
Plus le temps passe plus la technologie change, Les connexions avec les contenus externes peuvent être rompu, et les dépendances perdue.
En outre, en raison du manque de standardisation entre les nombreux outils de développement PDF sur le marché, il ya une incohérence dans la mise en œuvre du format de fichier.
Cette absence de normalisation pourrait être chaotique pour les gestionnaires de l’information de l’avenir, d’autant plus que Il serait difficile (voire impossible) pour elles de mettre les mains «sous le capot» des fichiers PDF à moins qu’une spécification de format ait été mises en place traitant de la préservation à long terme des besoins.
D’énormes quantités d’informations précieuses sont actuellement créés et sauvegardés dans le monde entier au format PDF, et une spécification de la solution est nécessaire pour s’assurer que les documents PDF numériques restent lisibles, et accessible pour le long terme.
PDF / A est conçu pour être cette spécification.
Quelle est la différence entre PDF et PDF/A
Le PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005) standard est basé sur la spécification Adobe PDF 1,4, et précise comment utiliser un sous-ensemble de composants PDF.
PDF/A-1 vise à préserver l’apparence visuelle statique de documents électroniques au fil du temps et vise aussi à favoriser l’accès futur et l’avenir des migrations si besoins en fournissant des cadres pour:
L’insertion de métadonnées sur les documents électroniques
La définition de la structure logique et sémantique Propriétés de documents électroniques. Le résultat est un format de fichier, basé sur PDF 1,4 qui est mieux adapté à la préservation à long terme.
Les fichiers PDF/A-1 seront plus autonomes, ils seront ‘auto-décrits.
Qu’est ce que PDF/A permet et ne permet pas
Les fichiers PDF/A doivent inclure :
· Embarqués les polices constituant le document
· Dispositif décrivant la couleur
· Métadonnées XMP
Les fichiers PDF/A ne doivent pas inclure
· Encryption
· LZW compression
· Fichiers embarqués
· Références à des contenus externes
· Transparence PDF
· Multi-média
· JavaScript
Quels sont les besoins pour une préservation à long terme
1. Indépendant du périphérique - Obtenir un rendu sans tenir compte de la plate-forme matériel ou logiciels.
2. Auto-contenu - Il contient toutes les ressources nécessaires pour le rendu
3. Auto documenté-Contient sa propre description
4. Débridée - Absence de mécanismes de protection dossier technique
5. Disponible - Spécification rendu public
6. Adoption – La généralisation de l’usage est le meilleur moyen contre les risques.
Qu’elles sont les considérations sur les Fonts spécifiques
Beaucoup de polices de caractères ont des restrictions concernant l’utilisation, l’inclusion et l’échange. PDF / A requiert que les polices soient embarquées. Par conséquent, les organisations utilisant PDF/A-1 doit prendre des précautions supplémentaires pour être sûr que les polices qu’ils utilisent procurent une licence permettant l’inclusion dans les documents.
Quand PDF/A devrait être utilisé
PDF / A doit être utilisé comme un moyen de normaliser l’utilisation de PDF pour les documents électroniques nécessitant un stockage et de veiller à ce que ces documents soient disponibles dans l’avenir.
Ceci est important pour soutenir les besoins des entreprises qui requièrent un rendu fiable de documents électroniques sur le long terme.
Comme pour une spécification de format de fichier, les utilisateurs devront créer leur propre méthodologie répondant à leurs besoins spécifique en fonction de des politiques et des procédures (par exemple, de fiabilité, d’intégrité, de respect, d’exhaustivité).
Par exemple, pour archiver en PDF, les agences fédérales américaines doivent appliquer PDF/A-1 en conjonction avec des exigences supplémentaires identifiées par la National Archives and Records Administration (NARA).http://www.archives.gov/records_management/initiatives/pdf_records.html.
Il est important de savoir que:
• PDF/A-1 elle seule ne garantit pas la préservation
• PDF/A-1 lui seul ne garantit pas l’exacte reproduction de matériel d’origine
Combien de niveaux de conformité avec PDF/A existe-t-il
PDF/A-1 supporte deux niveaux de conformité afin de promouvoir la création de fichiers PDF/A-1
Un niveau pour les fichiers possédant des informations sémantiques et structurelles riches, et un niveau pour les fichiers moins complexes tels que des images numérisées.
Les deux niveaux de conformité sont désignés comme étant de niveau A et de niveau B.
• PDF/A-1a - conformité de niveau 1 bis doit adhérer à toutes les exigences de la spécification PDF, telle que modifiée par la norme ISO 19005 exigant que les propriétés structurelles et sémantiques doivent être préservés. Niveau 1 bis utilise “Tagged PDF” et caractères Unicode cartes afin de préserver la structure logique du document et des flux de texte contenu dans l’ordre naturel de lecture. Pour certaines applications, les utilisateurs peuvent avoir besoin d’utiliser un visualiseur PDF/A-1 conforme afin de profiter au maximum des métadonnées embarquées.
• PDF/A-1b - conformité de niveau 1b. Les exigences minimales nécessaires pour assurer l’apparence visuelle des documents électroniques. Niveau 1 bis, préserve la structure du document. Ce qui permet au consommateur du document archivé de visualiser et manipuler le document comme ci ce dernier état l’original.
Est-ce que PDF/A supporte les signatures numériques
Oui, PDF/A-1 permet l’utilisation de signatures numériques embarqués en PDF tels que définis dans le Manuel de référence PDF.
Parce que les signatures numériques PDF incluent un aspect visuel, l’apparence doit se conformer à toutes les exigences de PDF/A-1 y compris l’utilisation et l’incorporation de police indépendantes
La plupart des outils du commerce ne respectent pas ces recommandations
Quelques éditeurs actuels supportant PDF/A
Adobe Systems Inc. – www.adobe.com
Apago – www.apagoinc.com
Visioneer – www.visioneer.com
Callas - www.callassoftware.com
Compart Systemhaus GmbH – www.compart.net
PDF Tools AG – www.pdf-tools.com
Certains outils de bureautiques (OpenOffice 2.4) permettent aujourd’hui de générer du PDF/A
Ou trouver la référence du format PDF/A
http://www.iso.org/iso/en/CatalogueDetailPage.CatalogueDetail?CSNUMBER=38920&I
CS1=37&ICS2=100&ICS3=99
D’autres Formats pour l’archivage long terme
Open document
· Format: OpenDocument (ODF)
· Fichier Zip fondé sur un schéma XML unique
· Format défini indépendamment de tout éditeur
· Specifications soumises à l’ISO par l’OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards)
· Adoption OASIS en Mai 2005
· Fondé sur la grammaire Relax NG
· OpenDocument est approuvé par Sun, IBM, Adobe
· Adopté par Open Office, OpenDocument devrait être adopté par les suite bureautique de Corel et d’IBM
Microsoft Open XML
· Fichiers XML reposant sur une bibliothèque de schémas XML
· Extensions: .docx .xlsx .pptx …
· Spécifications soumises à l’ISO par l’ECMA(European Computers Manufacturers Association)
· L’ECMA considère une norme comme un ensemble de procédés documentés et interopérables
· Fondé sur la grammaire des schémas XSD
· OpenOffice pourra manipuler librement Open XML
· Contrat de licence autorisant la mise en oeuvre libre et gratuite
· Microsoft reste propriétaire et Office Open XML n’est pas Open Source